自主管理における退去立会いの方法とは？流れやチェックポイントを解説

所有物件の入居者が退去するとなった場合には、退去立会いが必要です。
退去に関しては、原状回復費用を巡ってトラブルになるケースが少なくありません。
とくに自主管理の場合には、注意すべきポイントがたくさんあります。
この記事では、自主管理における退去立会いの方法や流れ、チェックポイントを解説します。
これから賃貸経営を始めようとお考えの方は、ぜひ参考にご覧ください。

自主管理における退去立会いの方法とは？

そもそも「退去立会いって何？どんなことをするの？」と疑問に思っている方もいらっしゃるでしょう。
はじめに退去立会いとは何かを解説します。

退去立会いとは？

退去立会いとは、入居者が退去する際に大家さんと入居者が立会って、室内の状態を確認することです。
部屋の荷物をすべて撤去した状態で、室内の傷や汚れを確認して、原状回復の対象となる箇所をチェックします。
なぜ立会いが必要なのかというと、敷金精算のトラブルを防止するためです。
原状回復の対象となるのは、入居者の故意・過失によってできた傷や汚れです。
通常損耗や経年変化によるものは大家さん負担となり、退去者には請求できません。
原状回復費用は敷金から差し引かれることが一般的です。
立会いをおこなわないと認識の擦り合わせができず、原状回復費用を巡ってトラブルになる可能性があります。
トラブルを防止するためにも、退去立会いをして修繕費用の負担範囲を確認することが大切です。

管理会社がいる場合の退去立会い

管理会社に業務委託している場合では、管理会社が退去立会いをおこなってくれます。
流れとしては、入居者から退去の連絡をもらった管理会社が大家さんのもとへ連絡を入れます。
その後の立会いや敷金の精算などはすべて管理会社がおこなってくれるため、大家さんはその都度確認をするだけです。
時間や手間がかからないため、空いた時間を有効活用できます。

自分で退去立会いをおこなう方法

管理会社に管理を委託していなければ、自分で退去立会いまでおこなわなければなりません。
ただし、自主管理であっても自分が立会わない方法もあります。
自主管理での退去立会には、以下3つの方法があります。

●入居者と契約を結んだ不動産会社に依頼する
●近くの不動産会社へお願いする
●自分で立会う

上記のなかでもっとも簡単なのが、入居者と契約を結んだ不動産会社に依頼することです。
以前入居者と契約してもらったことを伝えて、その方の退去に立会えないか確認してみましょう。
その際、不動産会社には報酬が発生しないため「ハウスクリーニングはそちらに任せたい」と伝えると依頼しやすくなるでしょう。
代行手数料がかかったり、ハウスクリーニングを依頼することが条件であったりしますが、ほとんどの不動産会社が引き受けてくれるはずです。
不動産会社に依頼が出来なかった場合には、立会いから原状回復費用の精算までを自分でおこなわなければなりません。

自主管理における退去立会いの流れとは？

ここでは、退去立会いを自分でおこなう場合の流れをご紹介します。

1.退去の連絡を受け立会い日を決める

入居者から退去の連絡を受けてから、立会いに向けて動き出します。
退去に関しては、契約時に「退去の◯か月前に通知すること」といった解約予告期間を定めていることが一般的です。
解約予告期間より前に退去を希望している場合には、日数に関係なく決められた期間の家賃が発生することを伝えましょう。
また短期解約違約金が発生する場合には、退去の通知がきた際に伝えておくとスムーズです。
退去日が近くなったら入居者と立会い日を決め、この時点でわかっている費用があれば事前に伝えておきます。

2.退去立会いの準備

退去立会いでは、物件の状態確認と原状回復の対象範囲を確定させます。
口頭で約束するのはトラブルになる可能性があるので、チェックした箇所は書面で残しておかなければなりません。
そこで活用したいのが「チェックシート」です。
チェックシートとは、確認すべき箇所や修繕の有無などが記載された書類です。
国土交通省が発表している原状回復ガイドライン内にて記載例があるので、それを参考に自分で作成すると良いでしょう。

3.退去立会い当日

退去立会い当日は、あらかじめ作成しておいたチェックシートと、原状回復ガイドラインを持参します。
退去者とともに、ガイドラインのルールを見ながら物件の状態を確認し、チェックシートに記入していきましょう。
お互いルールを確認しながら物件チェックをすることで、原状回復の対象箇所について退去者も納得しやすくなります。
修繕費用の負担範囲が決まったら、チェックシートに退去者からの署名をもらって立会いは完了です。

4.負担金額の計算後、原状回復費用の回収

退去立会いが終わったら、チェックシートを見返しながら修繕金額を計算します。
金額がまったくわからない場合には業者に見積もりを依頼すると良いでしょう。
全体の修繕金額を算出できたら、続いて負担金額の計算をします。
負担金額の計算では、使用年数に応じて負担比率を算出しなければなりません。
耐用年数はものによって異なり、便器や洗面台は15年、クロスやクッションフロアは6年です。
たとえばクロス（耐用年数6年）の張替えが必要になったとします。
入居期間が3年の場合「3÷6＝0.5」で入居者の費用負担は50％となります。
原状回復費用が算出できたら、入居者の新居へ請求書を発送しましょう。
その後、きちんと振り込まれていることが確認できれば退去の手続きは完了、振り込みがされない場合には電話や手紙などで追加対応が必要です。

自主管理で退去立会いをする際のチェックポイント

退去立会いで修繕箇所を見落としてしまうと、あとから請求した際にトラブルになる可能性があります。
トラブルを避けるためにも、チェックすべきポイントは事前に把握しておきましょう。

水回りの確認

水回りは汚れが目立ちやすい場所です。
傷や汚れが通常使用の範囲を超していないかチェックしましょう。
頑固な汚れが付きやすいレンジフードは、長年掃除していないとわかるほどに汚れている場合、原状回復の対象となる可能性が高いです。
あとで入居者に聞き取りできるよう、写真を撮影しておきましょう。
トイレやお風呂、洗面台に関しては、水漏れやひび割れ、水栓部分の破損がないか確認します。

居室の確認

居室でまずチェックすべきポイントはクロスの汚れや傷です。
大きな傷やタバコのヤニ汚れ、無断でペットを飼育してできた傷などは原状回復の対象となります。
ただし、画鋲あとや壁クロスの日焼けは通常使用の範囲内なので、入居者に費用を請求することはできません。
また設備の状態確認も忘れずにおこないましょう。
エアコンや火災報知器、照明器具が壊れていないかにくわえ、リモコンがきちんとあるかも確認します。
和室がある場合には、畳と襖、障子、押し入れに破損がないかチェックしましょう。

玄関と外回りの確認

玄関ドアは扉を閉めると影になりやすく、破損箇所を見落としがちです。
ドアを開け太陽の光に当てながらチェックするなどして、よく目視確認しましょう。
そのほか下駄箱に破損がないか、スペアキーを紛失していないかも確認します。
退去者が私物を置き忘れてしまうことの多い外回りのチェックも忘れないようにしましょう。

まとめ

退去立会いは、敷金精算のトラブルを防止するという重要な役割があります。
自分でやるのが不安という場合には、管理会社へ業務を委託することがおすすめです。
管理会社に業務の委託をすれば、退去立会いだけでなくあらゆる業務をサポートしてくれます。
手間と時間をかけずに賃貸経営をおこないたい方は、ぜひ管理会社への委託を検討してみてはいかがでしょうか。